Samskipti við erlendar verksmiðjur geta verið erfiðar en mjög mikilvægar, sérstaklega fyrir fyrirtæki eins og Gemnice. Þegar við höfum í samskiptum við verksmiðjur í öðrum löndum, verðum við að tryggja að allir skilji hvert annað vel. Þannig getum við framleitt bestu vörurnar eins og sérsníða gjörлу fyrir viðskiptavini. Gott samskipti hjálpar til við að forðast mistök og byggja upp sterk sambönd. Svo við munum sjá hvernig á að tala árangursríkt með erlendri verksmiðju okkar fyrir að fá gæði vörur og einnig hvernig byggja upp gott samband við framleiðslu samstarfsaðila.

Hvernig á að hafa skilvirka samskipti við erlenda verksmiðju þína um gæðavörur?

Til að tala vel við útlandssmiðju þurfum við að vera skýr og bein. Fyrsta skrefið er að nota einfaldan málskiptamáta, sem hjálpar mikið. Stundum geta atvinnuskráð orð valdit ruglingu. Í stað þess að nota erfð orð notar Gemnice skýrar leiðbeiningar. Til dæmis þegar við sendum hönnun á sérsniðnum gjörlum setjum við inn myndir og auðveldar lýsingar. Þetta minnkar misskilning. Auk þess er góð hugmynd að nota punktalista í tölvupósti, því lesendur sjá lykilatriði fljótt.

Annað mikilvægt áherslumál er regluleg samræða. Gemnice heldur alltaf vikulegum fundum með smiðjufélaga. Á þessum fundum ræðum við um framvindu pöntunanna og hvort einhver vandamál séu í komun. Þetta heldur alla á sama síðu. Ef eitthvað fer úrskeiðis getum við lagað það áður en það verður stórt vandamál. Til dæmis ef sending er frestað viljum við vita það fljótt svo við getum skipulagt áfram.

Skoðanleg efni geta líka hjálpað. Myndir, myndskrár eða vídeó skýra betur en orð einungis. Til dæmis ef við viljum sýna hvernig vörurnar eru settar saman er stutt vídeó gagnlegri en langur tölvupóstur. Vinnumenn í smiðjunni sjá nákvæmlega hvað við eigum í huga.

Við þurfum einnig að vera þolinmæðingar. Tímabelti mun oft gera samskipti erfið. Ef sendum tölvupóst getur verið engin svar strax. Gemnice veit þetta og bíður eftir svari því að samstarfsaðilar geta verið uppteknir. Þegar við fáum svar svarar við fljótt til að halda samtalinu gangandi.

Að lokum er ábending mjög mikilvæg. Eftir að við höfum fengið vörurnar skoðum við þær og segjum framleiðandanum hugmyndir okkar. Ef eitthvað gæti verið betra segjum við það á vinalegan hátt. Þetta hjálpar þeim að bæta og næsta pöntun verður góð. Góð samskipti eru ekki aðeins um að tala, heldur einnig um að hlýða og vinna saman til að bæta.

Hvernig byggja við sterka tengsl við útlandssamstarfsaðila í framleiðslu?

Að byggja sterka tengsl við útlandssamstarfsaðila er nauðsynlegt fyrir árangur. Við Gemnice teljum við að traust sé grunnur allra samstarfs. Traust tekur tíma svo við reynum alltaf að vera áreiðanlegir. Þegar við segjum að við munum gera eitthvað gerum við það. Ef við lofum að greiða á ákveðinn dag sendum við greiðsluna. Þetta sýnir samstarfsaðilum að þeir geta treyst okkur.

Annar leiðin er að virða mismunandi menningar. Hver land hefur eigin siðvenjur. Gemnice lærir um menningu samstarfsaðila. Til dæmis hátíðarhaldum við stórar frígar með þeim, jafnvel þótt þeir séu langt frá. Þetta sýnir að við sjáum þá sem vináttufólks en ekki bara framleiðslustöðvar.

Samskipti hjálpa líka að byggja upp samband. Okkur finnst gaman að hafa óformlega samtal ekki aðeins við viðskiptamenn. Að kynnast persónulegu hliðinni býr til vinalega áfinning. Við spyrjum um fjölskyldu þeirra eða hvað þeir elska að gera. Þegar samstarfsaðilar finna sig vel deila þeir hugmyndum sínum frekar.

Að heimsækja framleiðslustöðina þegar við getum er mikilvægt. Gemnice reynir að heimsækja að minnsta kosti einu sinni á ári. Andlitssamfundur styrkir bandið. Við sjáum hvernig unnið er og gefum hjálp beint. Við hátíðarhaldum líka góðum niðurstöðum saman, sem er fallegt.

Og við segjum alltaf takk. Þegar samstarfsaðilar framkvæma verkefni vel segjum við þeim hversu mikil virðing við höfum fyrir þá. Einfaldur takk merkir mikið. Við hátíðarhaldum líka við klárun stórra pöntunna. Þetta gerir samstarfið sterkara og ákveður að þeir leggi fram besta sem þeir geta.

Sterk enda á sambandi við erlenda aðila gefur betri vörur og ánægða viðskiptavini. Með opinberri samræðu, virðingu fyrir menningu og þökk fyrir stuðning býr Gemnice til langvarandi samstarfssemja sem hjálpar okkur að vaxa saman.

Hvernig hafa samband við erlenda framleiðsluverkstæði?

Þegar þarf að vinna með erlend framleiðsluverkstæði er mikilvægt að spyrja réttar spurningar. Þetta hjálpar okkur að skilja allt á ótvíræðan hátt. Í Gemnice höfum við lært að góðar spurningar geta haft mikil áhrif. Fyrst er gott að spyrja um framleiðslukapacitet. Til dæmis: Hversu margar vörur geta þeir framleitt á ákveðinn tíma? Ef þú þarft 1000 gjörður, spyrðu: „Getið þið framleitt 1000 gjörður á einum mánuði?“ Næst er gott að spyrja um efni sem þeir nota: „Hvaða efni eru notað fyrir þessar gjörður?“ Þetta tryggir að vörurnar séu öruggar og af góðri gæðum. Ræða skal líka verð: „Hvað kostar hver?“ og hvaða aukakostnaður kemur upp? Þetta hjálpar okkur að skipuleggja fyrirskráninguna. Spyrja skal líka um sendingu: „Hversu lengi tekur að senda vörurnar til okkar?“ Þetta hjálpar okkur að vita hvenær við fáum vörurnar. Að lokum skal ekki gleyma gæðastjórnun: „Hvernig athugistu gjörðurnar áður en þær eru sendar?“ Þessi spurning er mjög mikilvæg til að tryggja góðar vörur sem viðskiptavinirnir elska. ríðaðar gjöfumyndir og hvaða aukakostnaður kemur upp?“ Þetta hjálpar okkur að skipuleggja fyrirskráninguna. Spyrja skal líka um sendingu: „Hversu lengi tekur að senda vörurnar til okkar?“ Þetta hjálpar okkur að vita hvenær við fáum vörurnar. Að lokum skal ekki gleyma gæðastjórnun: „Hvernig athugistu gjörðurnar áður en þær eru sendar?“ Þessi spurning er mjög mikilvæg til að tryggja góðar vörur sem viðskiptavinirnir elska.

Notkun tækni hjálpar mikið við erlendar framleiðsluverksmiðjur. Í Gemnice notum við tól til að gera samskipti auðveld og hröð. Myndsímtöl eins og Zoom eða Skype eru góð vegna þess að hægt er að sjá einstaklinginn og tala í rauntíma. Að sjá andlit og gestur byggir betri samband. Tölvupóstur er líka gagnlegur til að senda pöntanir og spurningar fljótt. Skrifið skýrt í tölvupósti til að forðast villa. Skilaboðaforrit eins og WhatsApp eða WeChat eru góð fyrir fljóta uppfærslur eða spurningar. Þau eru góð fyrir augnablikssamskipti. Deildu skrám á Google Drive eða Dropbox svo allir séu að sjá sama hlutinn, eins og hönnun eða tilgreiningar. Og verkfæri fyrir verkefni eins og Trello og Asana til að fylgja verkefnum og fristum. Allir vita hvað þeir á að gera og hvenær. Með þessum tækni vinna Gemnice áhrifamiklar með framleiðsluverksmiðjurnar og allt fer slétt.

Ályktun

Þegar unnið er með útlandsvirkjanir koma upp samskiptavandamál. Við Gemnice sjáum við nokkra vandamál. Eitt er tungumálsveranda. Stundum tala fabríkurnar ekki góð enska og það veldur misskilningi. Til að laga þetta ættum við að nota einföld orð og stuttar setningar. Biðjum þá að endurtaka það sem þeir hafa skilið til að athuga. Tímabeltið er einnig vandamál. Dagurinn er hér en nóttin þar, svo ekki er hægt að fá fljóta svar. Áætlaðu tíma áður og stilltu reglulegar athuganir. Misskilningur á smáatriðum er annað vandamál. Litlir hlutir geta tapast í þýðingu. Verðum nákvæmir og staðfestum. Til dæmis ekki „þegar pöntunin er tilbúin“, heldur nákvæm dagsetning: „Hvenær verða 1000 gullverk send?“ Tæknavandamál geta líka komið upp, eins og internet- eða hugbúnaðarvandamál sem draga úr samskiptum. Hafið b-upplausn, til dæmis símsamband eða tölvupóst ef vídeósamband virkar ekki. Með því að vita um þessi vandamál getum við við Gemnice meðhöndlað þau betur og myndað sterka samstarfsband.